Hinweisgebersystem der uvex group
"Aus der Mission protecting people heraus, ist sich die uvex group stets auch ihrer Verantwortung gegenüber Gesellschaft und Umwelt bewusst. Gruppenweit verbindliche Standards, wie zum Beispiel der Sozialstandard, aber auch die Compliance-Richtlinien und der Code of Conduct, geben uns die entsprechenden Regelungen vor. Darin beschrieben sind Verhaltensweisen und Prinzipien, wie wir und unsere Geschäftspartner unser Handeln und unsere Entscheidungsfindungen rechtlich korrekt, aber auch ökologisch nachhaltig und sozial verantwortlich gestalten. Unser Ziel ist es, verantwortungsvoll und nachhaltig miteinander umzugehen. Dazu gehört für uns auch, dass wir Hinweisen zu nicht gesetzeskonformen bzw. nicht unseren Leitlinien entsprechenden Verhalten nachzugehen. Hierfür haben wir unterschiedliche Meldekanäle eingerichtet."
Susann Schubert, Director Corporate Social Responsibility der uvex group
Beschreibung des Ombudsservice (Hinweisgebersystem) der uvex group
Arbeitnehmer, Lieferanten, Vertreter und Unterauftragnehmer können Verstöße gegen den Sozialstandard der uvex group an compliance@uvex.de melden. Diese Meldungen können vertraulich erfolgen und die Identität des Meldenden wird nicht offengelegt.
Geschäftspartner müssen sicherstellen, dass auch Unterauftragnehmer, Lieferanten und eigene Geschäftspartner über dieses Meldeverfahren informiert sowie auf seine vertrauliche Natur aufmerksam gemacht werden.
Neben der oben genannten Kontaktmöglichkeit wurde zudem ein externer Ombudsservice eingerichtet. Dieser ist wie folgt erreichbar:
Ombudsservice:
Baker Tilly Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Nymphenburger Str. 3b
80335 München
Deutschland
Telefon: +49 89 55066-525
E-Mail: ombudsservice.uvex@bakertilly.de
Was bedeutet der nachfolgend verwendete Begriff „uvex group“?
Der Begriff „uvex group“ beinhaltet die UVEX WINTER HOLDING GmbH & Co. KG und alle mit ihr verbundenen Unternehmen (§15 AktG).
Was bedeutet der nachfolgend verwendete Begriff „Ombudsservice“?
Der Begriff „Ombudsservice“ bedeutet die Bereitstellung eines externen und unparteiischen Hinweisgebersystems durch die uvex group mit den nachfolgend definierten Anwendungsgrundsätzen.
Was kann gemeldet werden?
Gemeldet werden kann jeder Anhaltspunkt für rechtswidriges Verhalten, das einen Unternehmensbezug zur uvex group aufweist oder das gegen unternehmensinterne Richtlinien verstößt.
Dabei darf es sich aber nicht um Unterstellungen wider besseres Wissen handeln.
In Zweifelsfällen stehen die Ombudspersonen auch für einen Austausch darüber zur Verfügung, ob eine Beobachtung in den Anwendungsbereich des Ombudsservice fällt.
Welchem Zweck dient der Ombudsservice?
Alle nachfolgend beschriebenen berechtigten Personen sollen die Möglichkeit wahrnehmen können, Verhalten, das nicht gesetzeskonform ist bzw. nicht unserem „Code of Conduct“ entspricht, den hierfür zuständigen Personen zu melden, ohne dadurch Nachteile oder sonstige Schwierigkeiten befürchten zu müssen.
Mit der Bereitstellung des nachfolgend beschrieben Ombudsservice beteiligt sich die uvex group ferner in Umsetzung der Anforderungen des Sorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) an einem externen Beschwerdeverfahren. Hierdurch wird den nachfolgend berechtigten Personen die Gelegenheit gegeben, auf menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken hinzuweisen oder die Verletzung von menschenrechtsbezogen oder umweltbezogen Rechten zu melden, die auf dem unternehmerischen Handeln der uvex group bzw. deren Geschäftspartner:innen beruhen.
Meldungen, die nicht im Zusammenhang mit der beschriebenen Zwecksetzung stehen, können zurückgewiesen werden.
Welches Ziel soll durch den Ombudsservice erreicht werden?
Ziel des Ombudsservice ist die Verhinderung und Aufklärung von Gesetzesverstößen, insbesondere von Wirtschaftsstraftaten (z.B. Korruption, Kartellverstöße, Betrug und Untreue), die im Zusammenhang mit der uvex group stehen, aber auch von sonstigen unternehmensbezogenen Straftaten oder Verstößen gegen Compliance-Richtlinien oder Verhaltensstandards der uvex group. Ferner ist Ziel des Ombudsservice, die Verletzung von Menschenrechten oder umweltbezogenen Rechten zu verhindern.
Wer ist berechtigt, Hinweise zu geben?
Der Ombudsservice steht allen gegenwärtigen und auch ehemaligen Mitarbeiter:innen, einschließlich Auszubildenden, Aushilfen und Praktikant:innen der uvex group und der Geschäftspartner:innen der uvex group (nachfolgend insgesamt „Meldeberechtigte“) zur Verfügung.
Kann die Meldung anonym erfolgen?
Ja, jede/r Meldeberechtigte hat die Möglichkeit, die Meldung anonym einzureichen. Sofern die/der Meldeberechtigte ihre/seine Identität offenbart, wird die Identität von der Ombudsperson vertraulich behandelt, sofern die/der Meldeberechtigte dies wünscht.
Wie werden anonyme Hinweise behandelt?
Die beiden Ombudspersonen versichern, dass sie unter keinen Umständen den Namen des/der Hinweisgebers:in der uvex group offenbaren werden, wenn der/die Hinweisgeber:in Vertraulichkeit wünscht. Die uvex group hat gegenüber dem Ombudsservice vertraglich auf jegliche Auskunftsansprüche gegenüber dem Ombudsservice verzichtet.
Nur dann, wenn der/die Hinweisgeber:in die Weitergabe der übermittelten Informationen und auch die Preisgabe seiner/ihrer Identität gegenüber der uvex group dem Ombudsservice ausdrücklich gestattet, wird der Ombudsservice diese an die autorisierten Ansprechpartner:innen der uvex group weiterreichen.
Bei anonymen Meldungen ist zu bedenken, dass die Kommunikation mit anonymen Hinweisgeber:innen im Falle von Rückfragen, die der Sachverhaltsaufklärung dienen, erschwert bzw. unmöglich sein dürfte. Auch kann der Ombudsservice dem/der anonymen Hinweisgeber:in keine Rückmeldung über die Behandlung seines/ihres Anliegens geben.
Wie wird die Vertraulichkeit der Meldung gewährleistet?
Die Ombudspersonen unterliegen als zugelassene Rechtsanwält:in den berufsständischen und gesetzlichen Verpflichtungen zur Verschwiegenheit. Eine Weitergabe der Meldung oder von Informationen aus der Meldung an Dritte (auch an die uvex group) erfolgt durch die Ombudspersonen nur mit ausdrücklichem Einverständnis der/des Meldenden.
Unterliegen die Ombudspersonen Weisungen Dritter?
Die Ombudspersonen unterliegen im Hinblick auf eingereichte Meldungen keinerlei Weisungen Dritter, insbesondere auch nicht Weisungen der uvex group. Die Ombudspersonen sind unparteiisch. Sie sind insbesondere frei in der Würdigung des Sachverhaltes und in ihrer Kommunikation mit der/dem Meldenden.
Besteht eine Verpflichtung zur Hinweiserteilung?
Die uvex group erwartet von ihren Mitarbeiter:innen Mitverantwortung bei der Einhaltung gesetzlicher und interner Regeln.
Insoweit wird es begrüßt, wenn von dem zur Verfügung gestellten Meldeverfahren Gebrauch gemacht wird und Kenntnisse über regelwidriges Verhalten im geschäftlichen Verkehr, sonstige strafrechtliche Sachverhalte mit Unternehmensbezug oder Verstöße gegen unternehmensinterne Vorschriften gemeldet werden.
Dennoch weisen wir ausdrücklich auf die Freiwilligkeit der Inanspruchnahme dieses Verfahrens hin, sofern nicht bereits gesetzliche oder vertragliche Mitteilungspflichten bestehen.
Hinweis: Derartige gesetzliche oder vertragliche Mitteilungspflichten bestehen derzeit lediglich, wenn eine unmittelbare, erhebliche Gefahr für die Sicherheit oder Gesundheit im Betrieb oder ein Defekt am betrieblichen Arbeitsschutzsystem festgestellt wird, oder wenn ein noch abwendbarer, nicht völlig unerheblicher Personenschaden oder ein gravierender Sachschaden für das Unternehmen droht.
Welche Meldeverfahren stehen neben dem Ombudsservice zu Verfügung?
Neben der hier beschriebenen Möglichkeit, der Meldung über den Ombudservice, besteht für Mitarbeiter:innen der uvex group die Möglichkeit, compliancerelevante Sachverhalte den im Intranet veröffentlichen Compliance Ansprechpartner:innen zu melden. Für Mitarbeiter:innen der Geschäftspartner:innen der uvex group besteht die Möglichkeit, compliancerelevante Sachverhalte an die E-Mail-Adresse compliance@uvex.de zu melden.
Wie kann mit dem Ombudsservice Kontakt aufgenommen werden?
Für den Ombudsservice ergeben sich folgende Kontaktdaten:
Dr. Stefan Meßmer
Partner
Rechtsanwalt
Christine Ostwald
Director
Rechtsanwältin,
Fachanwältin für Arbeitsrecht
Baker Tilly Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Nymphenburger Str. 3b
80335 München
Hinweise können sowohl persönlich, telefonisch, schriftlich oder unter Nutzung elektronischer Kommunikationsmedien (E-Mail, SMS) erfolgen.
Telefon: +49 89 55066-525
E-Mail: ombudsservice.uvex@bakertilly.de
Erreichbarkeit:
• Telefonisch: Mo-Fr 8:00 bis 18:00Uhr (mitteleuropäische Zeit)
• Persönlich: nach Vereinbarung
• E-Mail, SMS: jederzeit
Hinweise können in deutscher oder englischer Sprache erfolgen. Meldungen in anderen Sprachen können per E-Mail erfolgen. Diese werden maschinenübersetzt. Eine Antwort erfolgt in diesem Fall grundsätzlich in englischer Sprache. Im Falle des Verdachts schwerwiegender Verstöße wird ein zur Vertraulichkeit verpflichtetes Übersetzungsbüro hinzugezogen, um eine Kommunikation in der Sprache der/des Meldenden zu ermöglichen.
Wie werden Meldungen innerhalb des Hinweisgebersystems bearbeitet?
Die qualifizierte Bearbeitung aller Meldungen, die bei der Ombudsperson eingehen, erfolgt entsprechend einem standardisierten Verfahren durch die Baker Tilly Rechtsanwaltsgesellschaft mbH.
Geht ein Hinweis bei der Ombudsperson ein, wird das weitere Verfahren stets zwischen der Ombudsperson & dem/der Hinweisgebenden abgestimmt, es sei denn, diese/r bleibt anonym.
Hierbei werden nach Entgegennahme eines Hinweises eine qualifizierte Prüfung zur Glaubwürdigkeit und Plausibilität des Hinweises vorgenommen, eine Erstbewertung der Rechtslage durchgeführt und Empfehlungen zum weiteren Vorgehen ausgesprochen.
Eine eigene Sachverhaltsermittlung wird nicht durchgeführt.
Der/Die Hinweisgeber:in erhält jeweils eine qualifizierte Rückmeldung, sofern er/sie der Ombudsperson bekannt ist.
Entstehen der/dem Meldenden Kosten durch die Inanspruchnahme des Ombudsservice?
Nein. Es entstehen der/dem Meldenden durch Inanspruchnahme des Ombudservice keinerlei Kosten.
uvex group Code of Conduct
24.02.2022