Das Team: Projekt- und Prozessmanagement
In jedem Job begegnet man früher oder später einem größeren Projekt. Da kommen viele Fragen auf, es gibt eine Menge Beteiligte, und oft noch mehr Dinge, die man erst mal durchblicken muss. Das kann ganz schön überwältigend sein! Genau hier bringt das Projekt- und Prozessmanagement Team der uvex group Ordnung ins Chaos.
Sie sind die helfenden Hände, die bei großen Projekten stets zur Stelle stehen – von Anfang bis zum Ende. Kurz gesagt sind sie unser Komplettpaket für alles rund um Projekte und Prozesse. Und das Beste: Sie sind immer da, wenn du sie brauchst, und manchmal werden sie dich auch daran erinnern.
Heute stellen wir euch vor, was diese großartige Abteilung alles draufhat!
Projekte und Prozesse: Mit Struktur zum Erfolg!
Ein Projekt ist im Grunde ein zielgerichtetes, einmaliges Vorhaben. Es setzt sich aus abgestimmten und gesteuerten Tätigkeiten zusammen und berücksichtigt wichtige Vorgaben wie Zeit, Ressourcen, Budget und Qualität – alles, um ein klares Ziel zu erreichen.
In vielen Berufen ist Projektarbeit ein fester Bestandteil des Alltags. Kleine Projekte, wie etwa eine Teamfeier, kann man oft gut allein organisieren. Doch bei großen Projekten – die mehr Ressourcen, Planung, spezielle Tools und oft auf Unterstützung von externen Dienstleistern benötigen – wird es komplizierter. Dann braucht es klare Strukturen, und oft auch ein Prozessmanagement. Unter Prozessmanagement versteht man einfach gesagt die Identifikation, Gestaltung, Dokumentation, Implementierung, Steuerung und Verbesserung von Prozessen.
Typische Ziele sind hierbei beispielsweise, Effizienzgewinn / Kosteneinsparung, Qualitätsverbesserung, Prozessharmonisierung oder Prozesstransparenz.
Der EP-Kosmos
Bei der uvex group gibt es genau für solche Fälle eine spezielle Abteilung: das Projekt- und Prozessmanagement Team. Sie sind das zuständige Project Management Office für group, Holding, Filtral, UD2C/ protecting people sowie IT-Basisprojekte.
Dieses Team hat eine eigene Methode entwickelt, um Projekte konzernübergreifend gezielt zum Erfolg zu führen – die EP-Methode (EP = Erfolgreiches Projektmanagement). Als zugehörige Wissensplattform wird mit dem EP-Kosmos, den Mitarbeitenden der uvex group ein Leitfaden an die Hand gegeben, wie sie ihre Projekte erfolgreich durchführen können. Durch zahlreiche Funktionen wie eLearnings zu Projektmanagement und Checklisten für die Projektleiter:innen vereinfacht er den Arbeitsalltag ungemein. Doch das Highlight ist ganz klar die interaktive Comicstory, die sehr anschaulich und bildhaft vermittelt, wie ein Projekt von Anfang bis Ende abläuft. So werden Lerninhalte auf unterhaltsame Weise vermittelt und der Spaß am Lernen steigert sich dadurch enorm.
Egal, ob es um die Umsetzung von IT- und Organisationsprojekten oder die Unterstützung der Fachbereiche bei der Planung und Durchführung ihrer Vorhaben geht – das Projekt- und Prozessmanagement Team stellt den Fachbereichen der uvex group durch transparente Planungen, klare Prozesse und bewährte Projektmethodik, die notwendigen Grundlagen zur Verfügung, um das Leitmotiv "protecting people" erfolgreich umzusetzen.
Warum das Team so wichtig für die uvex group ist
Das Projekt- und Prozessmanagement Team ist für die uvex group unverzichtbar, da es konzernweite Projekte und Prozesse mit der EP-Methode klar strukturiert. Als Process Owner des „Erfolgreichen Projektmanagements“ stellt das Team eine einheitliche Vorgehensweise für alle komplexen Vorhaben sicher und sorgt dafür, dass große Projekte verpflichtend durch das PMO gesteuert werden, um eine konsistente Umsetzung zu gewährleisten.
Während die einzelnen Teilkonzerne über eigene Projekt- und Prozessmanagementabteilungen verfügen, liegt die Verantwortung für zentrale Holding- und IT-Projekte bei diesem Team. Es sorgt dafür, dass alle Abteilungen nach den gleichen Prinzipien und Methoden arbeiten, was die Effizienz steigert, den Wissensaustausch fördert und eine harmonische Arbeitsweise in der gesamten Gruppe sicherstellt. So trägt das Team entscheidend dazu bei, dass die uvex group ihre Mission „protecting people“ in allen Geschäftsbereichen erfolgreich umsetzt.
„In unserem Team herrscht eine außergewöhnlich positive Kultur, geprägt von gegenseitigem Respekt, offener Kommunikation und einem starken Zusammenhalt.“
Die Enabler und Unterstützer im Hintergrund
Wer sind die Köpfe hinter dem Team? Das Projekt- und Prozessmanagement vereint Expert:innen aus verschiedenen Bereichen, die sich auf Aufgaben von Prozess- und Projektmanagement über digitales Adoption Management bis hin zu Application Management spezialisiert haben. Ob es darum geht, die IT-Roadmap zu gestalten, den digitalen Wandel voranzutreiben, oder einfach sicherzustellen, dass Projekte auf Kurs bleiben – dieses Team ist das Komplettpaket für alles rund um Projekte und Prozesse.
Prozesse im Griff, Team im Rücken: Nina, Head of Project and Process Management
Nina ist die Frau für klare Prozesse und reibungslose Projekte! Als Head of Project- and Process Management ist sie die Leitung des Teams und sorgt dafür, dass in der uvex group alles rund um Projekt- und Prozessmanagement einheitlich läuft. Das heißt, abgestimmt mit den einzelnen Teilkonzernen und der Geschäftsführung eine gesamtheitliches IT-/ Orga-Projektportfolio aufzubauen. Auf Nina‘s To-Do-Liste stehen die Planung der IT-Projekte bei uvex und die Entscheidung, welche Projekte mit welchen Fähigkeiten zu welchem Zeitpunkt umgesetzt werden. Außerdem gehört es zu ihren Aufgaben, Kolleg:innen zu schulen und sie bei der Nutzung von Methoden und Tools für das Projekt- und Prozessmanagement bei uvex zu unterstützen.
„Kein Tag ist gleich, ständig ist was anderes und man muss sich immer wieder neu darauf einstellen. Es gibt keine Checkliste, nach der gearbeitet werden kann, und das ist der spannendste Aspekt an meinem Job.“, so Nina, die die Vielseitigkeit und den dynamischen Charakter ihrer Arbeit schätzt.
Timing, Planung, Kontrolle: Anna-Lena, Junior Project Management Officer
Anna-Lena ist die zuverlässige Unterstützung im uvex Projektuniversum! Gestartet als duale Studentin bei der uvex group, hält sie nun als Junior Project Management Officer den Projektleitern und dem gesamten Team den Rücken frei. Ob bei der Planung, Überwachung oder Steuerung – sie sorgt dafür, dass alle auf Kurs bleiben. Regelmäßige Projektstatus-Meetings stehen bei ihr genauso auf dem Plan wie das Detailmanagement, damit jedes Projekt pünktlich und erfolgreich ins Ziel kommt.
„Im Projekt- und Prozessmanagement-Team lernt man unheimlich viel!“, erklärt Anna-Lena und hebt hervor, wie wertvoll ihre Erfahrungen und das Wissen sind, die sie in ihrer aktuellen Rolle täglich einsetzt. Wie ein typischer Arbeitstag bei Anna-Lena aussieht, erfahrt ihr im Reel.
IT-Projekte im Griff: Florian, IT Project Manager
Als Projektmanager koordiniert Florian alle Schritte und hält die jeweiligen Projektteams auf Kurs. Mit viel Flexibilität und einem klaren Blick fürs Detail stellt F. sicher, dass auch in stressigen Phasen nichts aus dem Ruder läuft und kein Chaos ausbricht – genau das macht seinen Job für ihn so einzigartig und abwechslungsreich!
„Das Spannende an meinem Job? Jedes Projekt ist anders, und man muss sich immer wieder neu einarbeiten und kreative Lösungen finden.“, erklärt Florian, der die Herausforderung und die Vielfalt seiner Aufgaben in jedem neuen Projekt schätzt.
Meister der Prozessoptimierung: Steffen, Specialist Process
Management
Steffen ist der Mann für Struktur, Organisation und Abläufe. Mit seiner umfassenden Erfahrung sorgt er dafür, dass komplexe Prozesse effizient gestaltet werden und alle Beteiligten stets gut informiert und unterstützt sind. Er übernimmt die Koordination zwischen den Abteilungen, stellt sicher, dass alle an einem Strang ziehen, und hat dabei immer ein Auge auf die strategischen Ziele des Unternehmens. Steffen bringt Struktur in die Abläufe, bietet Hilfestellung bei Herausforderungen und ist bekannt dafür, auch in stressigen Phasen den Überblick zu bewahren.
„Durch den Kontakt mit Kolleg:innen aus allen Teilkonzernen haben wir einen super Einblick in die gesamte uvex Welt.“, betont Steffen und hebt die bereichsübergreifende Zusammenarbeit hervor.
Architekt hinter Workflow-Erfolgen: Tobi, Application Manager
Tobi ist die zentrale Anlaufstelle für alle Fragen rund um die Projektmanagementsoftware. Er unterstützt die Mitarbeitenden nicht nur im täglichen Umgang mit der Software, sondern kümmert sich auch um deren Support, Wartung und kontinuierliche Weiterentwicklung. Mit seiner umfangreichen Expertise stellt er sicher, dass die Software optimal auf die Arbeitsprozesse abgestimmt ist und dass jeder Mitarbeitende damit erfolgreich arbeiten kann. Ob es um Hilfe bei technischen Problemen, die Anpassung von Funktionen oder die Durchführung von Schulungen geht – Tobi ist immer zur Stelle.
„Ich schätze besonders die Vielfältigkeit der Anfragen und die Möglichkeit, Einblicke in verschiedenste Projekte innerhalb des uvex-Kosmos zu erhalten.“ Diese Vielseitigkeit in den Aufgabenbereichen macht seine Rolle zu einem unverzichtbaren Bestandteil des Teams.
Digitalisierung leicht gemacht: Claudia, Adoption Manager
Claudia ist die Kommunikationsqueen im Team! Als Adoption Manager ermöglicht sie der Organisation, uvex-Software standardisiert und effizient einzusetzen. Ihr Hauptaugenmerk liegt darauf, die erfolgreiche Einführung und Nutzung zu unterstützen, während Methoden und digitale Arbeitsweisen dabei eine ergänzende Rolle spielen. „Das Spannendste an der Position in der Industrie ist die Möglichkeit, die Einführung neuer Technologien zu optimieren und sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter diese effektiv nutzen, um die Produktivität zu steigern.“ Um dies zu erreichen, leitet sie Workshops, hält Schulungen oder hilft den jeweiligen Projektleiterinnen bei der zielgruppengerechten Kommunikation.
Ihr wollt mehr über Claudia erfahren? Wir haben sie einen Tag lang begleitet.
Klingt nach einem spannenden Mix an Aufgaben, oder?
Auf den ersten Blick scheint die Abteilung sehr vielfältig zu sein – und das ist sie auch! Doch egal, ob es um Prozessmanagement, Adoption Management oder Application Management geht, alle Aufgaben haben eines gemeinsam: Sie bieten die perfekte Schnittstelle für jede:n, der/die sich bei der uvex group mit Projekten und Prozessen auseinandersetzen möchte bzw. muss. Mit viel Freude an der Arbeit schafft das Team gemeinsam an den richtigen Stellschrauben zu drehen, damit jeder noch mehr Spaß an der (Projekt-)Arbeit hat!
Teamarbeit und Kultur
Aber wie genau kann man sich den Aufbau und Ablauf eines Projektes nun vorstellen?
Zuallererst ist es wichtig zu verstehen, dass jedes Projekt einzigartig ist. Besonders bei der Einführung von Software zeigt sich, wie unterschiedlich die Anforderungen sein können: Verschiedene Beteiligte, individuelle Systeme, die aufeinander abgestimmt werden müssen, und eine Vielzahl von Stakeholdern – von den „betroffenen“ Usern, die auf die Umstellung vorbereitet werden, bis hin zu internen und externen Kunden sowie deren Schnittstellen. Die Aufgabe des Projekt- und Prozessmanagements besteht darin, sich immer wieder flexibel auf neue Herausforderungen einzulassen, sich in unterschiedliche Themenfelder einzuarbeiten und sich an wechselnde Bedingungen anzupassen.
Was jedoch immer gleich bleibt, ist die Herangehensweise nach der EP-Methode. Die enge Zusammenarbeit mit den Project Management Offices der verschiedenen Teilkonzerne ist ein zentraler Bestandteil der Arbeit des Projekt- und Prozessmanagement-Teams. Hier sorgt das Team dafür, dass nicht jeder Teilkonzern „sein eigenes Süppchen kocht“, sondern alle gemeinsam an einem Strang ziehen.
Damit alle auf dem gleichen Kurs bleiben gibt es regelmäßige PM@uvexSchulungen – ihr wollte mehr darüber erfahren? Dann schaut bei diesem Blogbeitrag vorbei.
Flexibilität und Zusammenarbeit: Der Schlüssel zum Erfolg
Ein weiterer entscheidender Punkt ist der individuelle Ablauf jeden Projekts. Manchmal kann es passieren, dass man Wochen oder sogar Monate in eine Richtung arbeitet, um dann festzustellen, dass der Plan doch nicht funktioniert. Andere Projekte hingegen laufen reibungslos und wie vorgesehen. Das bedeutet aber keineswegs, dass ein Projekt als gescheitert gilt, während ein anderes erfolgreich ist. Vielmehr zeigt es, dass Flexibilität und Lernfähigkeit zentrale Bestandteile eines gesunden Projektmanagements sind.
Bei ca. 160 gleichzeitig in der uvex group zu betreuenden EP-Projekten, also rein IT- oder Orga-Projekte - im Geschäftsjahr muss vor allem eines stimmen: Die Zusammenarbeit innerhalb des Projekt- und Prozessmanagement Teams!
Ein zentraler Wert ist deswegen: Offenheit.
„Offen und ehrlich miteinander zu kommunizieren ist entscheidend. Wenn Probleme auf den Tisch kommen, können wir gemeinsam Lösungen finden“, erklärt Claudia. Die Teammitglieder wissen, wie wichtig der Zusammenhalt ist, und setzen auf regelmäßige Rituale. Hierzu wird sich an vier Tagen die Woche immer kurz abgestimmt, was ansteht. Diese Abstimmungen schaffen nicht nur Klarheit, sondern fördern auch den Austausch untereinander. Was nicht fehlen darf: Regelmäßige Mittagessen in der uvexeria und Teamnachmittage.
Ihr wollt wissen, wie das Team in den Tag startet? Dann schaut auf unserem Instagram Kanal vorbei!
Einblicke in die Morgenroutinen
„Fördern und Fordern ist unser Motto – wir unterstützen uns gegenseitig und kommunizieren transparent, damit jeder im Team weiterwachsen kann.“
Herausforderungen meistern
Im Projekt- und Prozessmanagement begegnen einem ständig neuen Herausforderungen. „Ein Projektmanagement Officer sorgt durch offene Kommunikation und enge Zusammenarbeit dafür, dass Hindernisse frühzeitig erkannt und effektiv gelöst werden“, sagt Anna-Lena. Hier ein paar Einblicke, mit welchen Themen das Team häufig konfrontiert ist:
- Widerstand gegen Veränderungen: Mitarbeitende sind oft an bestehende Systeme und Prozesse gewöhnt und zögern, neue Technologien zu übernehmen.
- Unzureichende Schulung und Unterstützung: Ohne ausreichende Schulungen und kontinuierliche Unterstützung können Mitarbeiter frustriert sein und neue Tools nicht effektiv nutzen.
- Integration neuer Technologien: Die Integration neuer Technologien in bestehende Systeme kann komplex und zeitaufwendig sein.
- Strategische Planung: Eine klare Strategie und ein detaillierter Ausführungsplan sind entscheidend, um die digitale Transformation erfolgreich zu gestalten.
Doch keine Sorge: Diese Herausforderungen lassen sich mit den richtigen Fähigkeiten meistern!
Skillset: Die Power-Skills im Projekt- und Prozessmanagement
Kommunikation: Reden, reden, reden – und nochmal reden! Regelmäßige Updates halten das eigene Team und die Projektteams auf Kurs und beugen Missverständnissen vor. Hier sollte nichts dem Zufall überlassen werden!
Koordination: In der komplexen Projektlandschaft den Durchblick behalten! Hier geht es darum, Projekte und Ressourcen perfekt aufeinander abzustimmen, als würde man ein gigantisches Puzzle legen – nur dass die Teile ständig in Bewegung sind.
Organisation: Ein bisschen Chaos? Kein Problem! Strukturierte Planung und Priorisierung helfen, auch in stressigen Phasen den Überblick zu behalten. Denn das Geheimnis erfolgreicher Organisation ist, ruhig zu bleiben, wenn alle anderen den Kopf verlieren.
Verständnis: Prozesse verstehen – aber auch die Menschen dahinter! Es geht darum, frühzeitig Bauchschmerzen bei Projekten zu erkennen und zu lösen. Hier geht es um mehr als nur Management, Empathie ist gefragt.
Überzeugungskraft: Widerstände? Herausforderungen? Nichts, was Überzeugungskraft nicht lösen könnte! Wer im Projekt- und Prozessmanagement Team arbeitet, weiß, wie man schwierige Themen anspricht und dabei souverän erklärt, warum Vorgaben wichtig sind – auch wenn's mal weh tut.
Gemeinsam mehr erreichen: Die Project Management Community
In der uvex group haben alle Mitarbeitenden die Chance, Teil der offenen Project Management Community zu werden. Dieses Netzwerk bietet nicht nur einen Raum für den Austausch unter Kolleg:innen, sondern auch regelmäßige Meetings mit externen Partner:innen. Der Blick über den eigenen Tellerrand inspiriert und fördert effektiveres Arbeiten! Die Koordination dieser Austausch- und Lernmöglichkeiten liegt in den Händen der Abteilung.
Mythen vs. Realtität
Im Bereich Projektmanagement existieren zahlreiche Mythen – Projektmanager Florian räumt mit ein paar von diesen auf!
Keine Lust auf Lesen? Hier geht's zum Reel.
1. Ihr redet doch auch nur den ganzen Tag und sitzt in Meetings rum....
„Der Eindruck entsteht schnell und der ist manchmal nicht unbedingt falsch. Im Projektmanagement muss man aber vor allem unterschiedliche Bereiche zusammenbringen. Außerdem ganz wichtig: Aus den Meetings Ergebnisse mitnehmen, damit das Reden nicht umsonst war.“
2. Wenn die Projektziele erreicht sind, ist das Projekt immer erfolgreich.
„Das trifft nicht immer zu. In den meisten Fällen ist es so, aber bei langfristigen Projekten kann es passieren, dass sich die Ziele oder die Ausrichtung des Unternehmens ändern. In solchen Fällen entspricht das ursprünglich angestrebte Ziel möglicherweise nicht mehr dem, was man erreichen wollte.“
3. Agile Methoden sind immer besser als klassische Projektmanagement-Ansätze.
„Nein, das ist nicht richtig. Das kommt immer darauf an, wie ich mein Projekt ausgestalte und wie die Zusammensetzung des Projektteams ist. Agil heißt definitiv nicht automatisch besser.“
4. Ein gutes Projekt läuft immer nach Plan.
„Ich messe die Qualität eines Projekts nicht daran, ob es genau nach Plan verläuft. Für mich ist es wichtiger, einen Plan als Ausgangspunkt zu haben, um zu wissen, wie man das Ziel erreichen kann. Während des Projekts sollte man jedoch kontinuierlich überprüfen, ob der Plan noch relevant ist und den aktuellen Anforderungen entspricht, und ihn gegebenenfalls anpassen.“
Ob große Projekte oder komplexe Prozesse – das Projekt- und Prozessmanagement Team der uvex group bringt Struktur und Erfolg in jedes Vorhaben. Dank ihres Engagements, ihrer Offenheit und ihrer Expertise schaffen sie es, Projekte konzernübergreifend auf Kurs zu halten und die Mission „protecting people“ Wirklichkeit werden zu lassen. Und wenn ihr jetzt denkt: „Wow, das klingt nach einem Team, das ich auch gerne an meiner Seite hätte“ – dann wisst ihr genau, warum wir so stolz auf diese Abteilung sind.
Wer weiß, vielleicht seid ihr ja beim nächsten EP-Projekt mit dabei.
FAQ
1. Was ist ein EP-Projekt?
Der Begriff EP-Projekt steht für "Erfolgreiches Projektmanagement" und ist eine Methode, die innerhalb der uvex group verwendet wird, um IT-/ Organisations-Projekte abzuwickeln und transparent darzustellen. Als Orientierungshilfe – es kann auch davon abgewichen werden: Ein EP-Projekt ist ein ergebnisorientierter, abgrenzbarer Tätigkeitszusammenhang mit mehr als einer beteiligten Person, einem Aufwand von mehr als 20 Personentagen (1 Personentag = 8 Stunden) und einer zu erwartenden Laufzeit von mehr als vier Monaten. EP-Projekte werden nach Freigabe in der Projekt-Roadmap für das Geschäftsjahr durch die Geschäftsführung priorisiert und mit IT- und Fachbereichs-Ressourcen beplant. Ein EP-Projekt kann auch eine neue Softwareanforderung darstellen, unabhängig vom Aufwand und der Dauer, dies wird in einem speziellen Gremium geprüft und bewertet.
Was im ersten Moment vielleicht etwas bürokratisch klingt, aber der EP-Projektrahmen hilft gerade die größeren Projekte auf der gesamten uvex Projektroadmap für die Geschäftsführungen und alle Stakeholder transparent zu machen, die Auslastung v. a. in den IT-Teams darzustellen, Abarbeitungsreihenfolgen festzulegen, Priorisierungen zu fixieren und Abhängigkeiten zu identifizieren.
2. Welche Key Relationships hat ein Projektmanager in der täglichen Arbeit bei der uvex group?
Im Kontext von EP-Projekten sind das die wichtigen Beziehungen und Interaktionen zwischen verschiedenen Stakeholdern, die für den Erfolg eines Projekts entscheidend sind. Diese Beziehungen können zwischen dem Projektteam, den Kunden, den Lieferanten, den Sponsoren und anderen relevanten Parteien bestehen und sind essentiell. Vor allem der Austausch mit dem Anforderer, also dem Auftraggeber oder auch Sponsor genannt um das Ziel im Blick zu behalten und innerhalb des Projektteams sind entscheidend. Zudem ist das PMO immer als Partner an der Seite der Projektleitung und hilft wichtige Stakeholder und Meetings zu identifizieren bzw. durchzuführen.
3. Wie berät das Team Fachabteilungen für bessere Prozesse?
Wir begleiten Fachabteilungen ab der Prozessaufnahme und -dokumentation. Gerade dann, wenn man sich gemeinsam intensiver mit seinen Abläufen beschäftigt, treten so manche Unklarheiten, Medienbrüche oder Schnittstellenprobleme im Prozess nochmal deutlicher hervor. Eine gute Dokumentation des IST-Prozesses ist immer die erforderliche Ausgangsbasis für Optimierungsvorhaben.
4. Organisiert sich das Team agil?
Wir organisieren uns innerhalb des Teams – eigentlich so wie die größten Teile der uvex group – hybrid. Das Beste aus dem klassischen und dem agilen Projektmanagement. Wir haben einen festen Rahmen, also die Unternehmens-Strategie, die auf die Abteilung heruntergebrochen ist, inklusive der fixen Budget- und Roadmap-Abstimmungen. Innerhalb dieser Leitplanken organisieren wir uns agiler. Man weiß manchmal nicht welche Überraschungen im Mail-Postfach lauern und ein flexibles Reagieren nötig machen.
